Datenschutz

Datenschutzerklärung der mein job GmbH

Version vom 1. September 2023

In dieser Datenschutzerklärung erläutern wir, die mein job GmbH (nachfolgend wir oder uns), wie wir Personendaten erheben und sonst bearbeiten. Das ist keine abschliessende Beschreibung; allenfalls regeln andere Datenschutzerklärungen [oder allgemeine Geschäftsbedingungen und ähnliche Dokumente] spezifische Sachverhalte. Unter Personendaten werden alle Angaben verstanden, die sich auf eine bestimmte oder bestimmbare Person beziehen.

Wenn Sie uns Personendaten anderer Personen (z.B. Familienmitglieder, Daten von Arbeitskollegen) zur Verfügung stellen, stellen Sie bitte sicher, dass diese Personen die vorliegende Datenschutzerklärung kennen und teilen Sie uns deren Personendaten nur mit, wenn Sie dies dürfen und wenn diese Personendaten korrekt sind.

Diese Datenschutzerklärung ist auf die Anforderungen der EU-Datenschutz-Grundverordnung («DSGVO»), das Schweizer Datenschutzgesetz («DSG») und das revidierte Schweizer Datenschutzgesetz («revDSG») ausgelegt. Ob und inwieweit diese Gesetze anwendbar sind, hängt jedoch vom Einzelfall ab.

1. Verantwortlicher / Datenschutzbeauftrager / Vertreter

Verantwortlich für die Datenbearbeitungen, die wir hier beschreiben, ist Susanne Kuntner, Inhaberin und Geschäftsführerin der mein job GmbH, Hildastrasse 7, 8004 Zürich, soweit im Einzelfall nichts anderes angegeben ist. Wenn Sie datenschutzrechtliche Anliegen haben, können Sie uns diese an folgende Kontaktadresse mitteilen: personal@meinjob.ch

2. Erhebung und Bearbeitung von Personendaten

Wir bearbeiten in erster Linie die Personendaten, die wir im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung mit unseren Kunden und anderen Geschäftspartnern von diesen und weiteren daran beteiligten Personen erhalten oder die wir beim Betrieb unserer Websites, Apps und weiteren Anwendungen von deren Nutzern erheben.

Im Rahmen unserer Geschäftstätigkeit erheben wir Daten auf unterschiedliche Weise, z. B. über unsere Websites und Social-Media-Kanäle, auf von uns organisierten Veranstaltungen, via Telefon und Fax, bei Bewerbungen und in Verbindung mit persönlich geführten Gesprächen sowie im Zuge der Interaktion mit Kunden und Lieferanten. Je nach Art der geschäftlichen Beziehung können wir dabei insbesondere auch die folgenden Datenkategorien erheben:

Kontaktinformationen (z.B. Name, Postanschrift, E-Mail-Adresse und Telefonnummer);
sonstige Informationen, die Sie uns zur Verfügung stellen, z.B. in Umfragen oder über die „Kontakt“-Funktion auf unseren Websites.

Wenn Sie sich bei uns bewerben, können wir diese Arten von Daten erfassen:

Persönliche Merkmale und Identifikationsinformationen (z.B. Geschlecht, Geburtsdatum, Korrespondenzsprache, Staatsangehörigkeit, Angaben zur Aufenthalts- und Arbeitsbewilligung);
Lebenslauf und andere Personalinformationen (z.B. Informationen zu Bildungsweg und beruflichem Werdegang sowie andere relevante Informationen (Foto, Arbeitszeugnisse, Ergebnisse von etwaiger (Online-)Tests, Projektauflistung, Sprach- und sonstige Kenntnisse, Gehaltsangabe)) sowie persönliche Daten, die in der Bewerbung enthalten sind;
Informationen, die wir im Rahmen Ihrer Bewerbung erhalten haben (z.B. Aufzeichnungen von Video-Bewerbungsgesprächen, an denen Sie teilnehmen, Interviewauswertungen, Informationen aus Referenzen, sowie sonstige Informationen wie etwa Strafregisterauszüge und Betreibungsauskünfte, die sie uns freiwillig bei der Einreichung Ihrer Bewerbung zur Verfügung stellen, darunter auch ggf. besondere Kategorien von Daten wie Gesundheitsdaten); und
Kommunikationsdaten (z.B. gesendete und empfangene persönliche und geschäftliche E-Mails einschliesslich Dokumentenanhänge, Telefongespräche, Nachrichten via SMS, Instant Messaging und Chat oder jegliche andere digitale Kommunikation (z.B. via Webformular)).

Falls Sie uns im Rahmen Ihrer Bewerbung Daten zu Ihrer Familie oder sonstigen Dritten übermitteln bzw. bekanntgeben (z.B. Notfallkontakte oder Referenzen), gehen wir davon aus, dass Sie dazu befugt sind und dass diese Daten richtig sind. Mit der Übermittlung von Daten über Dritte bestätigen Sie dies. Ferner stellen Sie auch sicher, dass diese Dritten über diese Datenschutzerklärung informiert wurden.

Wenn Sie eine Stelle oder einen Einsatz als Temporär Mitarbeiter bei mein job GmbH annehmen, erheben wir zusätzlich insbesondere folgende Daten:

Informationen zur Familie (z.B. Familienstand);
Finanzielle Informationen (z.B. Bankverbindung, steuerrelevante Daten);
Sozialversicherungsnummer (AHV-Nummer).

In manchen Fällen können die von uns verarbeiteten Daten auch besondere Kategorien von Daten (z.B. Informationen zu Gesundheit, Diversität oder ethnische Auskunft etc.) sowie Ergebnisse von Drogentests, Kriminal- und andere Hintergrundüberprüfungen umfassen, soweit gesetzlich vorgeschrieben oder eine ausdrückliche Einwilligung vorliegt.

Ihre Daten werden in aller Regel direkt bei Ihnen im Rahmen des Bewerbungsprozesses erfasst. In bestimmten Konstellationen werden aufgrund gesetzlicher Vorschriften Ihre Daten auch bei anderen Stellen (insbesondere Behörden) erhoben. Daneben können wir Daten von Dritten (z.B. Stellenvermittlung, Hintergrund-Check-Anbietern oder von öffentlich zugänglichen Quellen wie Social-Networking-Plattformen und Job-Boards) erhalten haben.

Soweit dies erlaubt ist, entnehmen wir auch öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Betreibungsregister, Grundbücher, Handelsregister, Presse, Internet) gewisse Daten oder erhalten solche von anderen Unternehmen innerhalb der mein job GmbH, von Behörden und sonstigen Dritten. Nebst den Daten von Ihnen, die Sie uns direkt geben, umfassen die Kategorien von Personendaten, die wir von Dritten über Sie erhalten, insbesondere Angaben aus öffentlichen Registern, Angaben, die wir im Zusammenhang mit behördlichen und gerichtlichen Verfahren erfahren, Angaben im Zusammenhang mit ihren beruflichen Funktionen und Aktivitäten (damit wir z.B. mit Ihrer Hilfe Geschäfte mit Ihrem Arbeitgeber abschliessen und abwickeln können), Angaben über Sie in Korrespondenz und Besprechungen mit Dritten, Bonitätsauskünfte (soweit wir mit Ihnen persönlich Geschäfte abwickeln), Angaben über Sie, die uns Personen aus Ihrem Umfeld (Familie, Berater, Rechtsvertreter, etc.) geben, damit wir Verträge mit Ihnen oder unter Einbezug von Ihnen abschliessen oder abwickeln können (z.B. Referenzen, Ihre Adresse für Lieferungen, Vollmachten, Angaben zur Einhaltung gesetzlicher Vorgaben wie etwa der Geldwäschereibekämpfung und Exportrestriktionen, Angaben von Banken, Versicherungen, Vertriebs- und anderen Vertragspartnern von uns zur Inanspruchnahme oder Erbringung von Leistungen durch Sie (z.B. erfolgte Zahlungen, erfolgte Käufe)), Angaben aus Medien und Internet zu Ihrer Person (soweit dies im konkreten Fall angezeigt ist, z.B. im Rahmen einer Bewerbung, Presseschau, Marketing/Verkauf, etc.), Ihre Adressen und ggf. Interessen und weitere soziodemographische Daten (für Marketing), Daten im Zusammenhang mit der Benutzung der Website (z.B. IP-Adresse, MAC-Adresse des Smartphones oder Computers, Angaben zu Ihrem Gerät und Einstellungen, Cookies, Datum und Zeit des Besuchs, abgerufene Seiten und Inhalte, benutzte Funktionen, verweisende Website, Standortangaben).

3. Zwecke der Datenbearbeitung und Rechtsgrundlagen

Wir verwenden die von uns erhobenen Personendaten in erster Linie, um unsere Verträge mit unseren Kunden und Geschäftspartnern abzuschliessen und abzuwickeln, so insbesondere im Rahmen der Personalverleih- und Vermittlung mit unseren Kunden und Kandidaten. Wenn Sie für einen solchen Kunden oder Geschäftspartner tätig sind, können Sie in dieser Funktion mit Ihren Personendaten natürlich ebenfalls davon betroffen sein.

Wir verarbeiten Ihre Daten im Rahmen der geltenden anwendbaren Datenschutzbestimmungen insbesondere zu folgenden Zwecken:
a) für die Beantwortung individueller Anfragen;
b) zur Bereitstellung von Personallösungen und Arbeitsvermittlung;
c) um über besondere Veranstaltungen, Aktionen, Programme, Angebote, Umfragen, Wettbewerbe und Marktforschung zu kommunizieren und diese zu verwalten;
d) für das Management unserer Kunden- und Lieferantenbeziehungen;
e) Betrieb, Bewertung und Verbesserung unseres Geschäfts (einschliesslich Verbesserung unserer Dienstleistungen; Verwaltung unserer Kommunikation; Durchführung von Datenanalysen; Durchführung von Buchführung, Rechnungsprüfung und anderen internen Funktionen);
f) zur Einhaltung und Durchsetzung geltender rechtlicher Anforderungen, relevanter Branchenstandards, vertraglicher Verpflichtungen und unserer internen Richtlinien.

Zudem verwenden wir Daten von Bewerbern oder temporär Mitarbeitern insbesondere für folgende Zwecke:
a) um Ihnen Stellenangebote anzubieten;
b) um zusätzliche Dienste wie z.B. Aus- und Weiterbildungsmassnahmen oder berufliche Beratung zur Verfügung zu stellen;
c) um Tätigkeiten vorzunehmen, wie die Eignungsprüfung Ihrer Qualifikationen und Erfahrungen;
d) zur Bereitstellung von HR-Dienstleistungen, u.a. Vertragsvorbereitung und -abschluss; Personal- und Einsatzadministration; Verwaltung externer Anbieter (z.B. Versicherungsunternehmen, Pensionsfonds); Lohnabrechnung; und Personalmanagement;
e) zur Durchführung von Datenanalysen;
f) um Ihnen Informationen über mögliche verfügbare Positionen zukommen zu lassen.

Darüber hinaus bearbeiten wir Personendaten von Ihnen und weiteren Personen, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch für folgende Zwecke, an denen wir (und zuweilen auch Dritte) ein dem Zweck entsprechendes berechtigtes Interesse haben:

Angebot und Weiterentwicklung unserer Angebote, Dienstleistungen und Websites, Apps und weiteren Plattformen, auf welchen wir präsent sind;
Kommunikation mit Dritten und Bearbeitung derer Anfragen (z.B. Bewerbungen, Medienanfragen);
Prüfung und Optimierung von Verfahren zur Bedarfsanalyse zwecks direkter Kundenansprache sowie Erhebung von Personendaten aus öffentlich zugänglichen Quellen zwecks Kundenakquisition;
Werbung und Marketing (einschliesslich Durchführung von Anlässen), soweit Sie der Nutzung Ihrer Daten nicht widersprochen haben (wenn wir Ihnen als bestehender Kunde von uns Werbung zukommen lassen, können Sie dem jederzeit widersprechen, wir setzen Sie dann auf eine Sperrliste gegen weitere Werbesendungen);
Geltendmachung rechtlicher Ansprüche und Verteidigung in Zusammenhang mit rechtlichen Streitigkeiten und behördlichen Verfahren;
Verhinderung und Aufklärung von Straftaten und sonstigem Fehlverhalten (z.B. Durchführung interner Untersuchungen, Datenanalysen zur Betrugsbekämpfung);
Gewährleistungen unseres Betriebs, insbesondere der IT, unserer Websites, Apps und weiteren Plattformen;
sonstige Massnahmen zur IT-, Gebäude- und Anlagesicherheit und Schutz unserer Mitarbeiter und weiteren Personen und uns gehörenden oder anvertrauten Werte (wie z.B. Zutrittskontrollen, Besucherlisten, Netzwerk- und Mailscanner, Telefonaufzeichnungen);

Soweit Sie uns eine Einwilligung zur Bearbeitung Ihrer Personaldaten für bestimmte Zwecke erteilt haben (zum Beispiel im Personalblatt, bei Ihrer Bewerbung, bei Ihrer Anmeldung zum Erhalt von Newslettern, usw.), bearbeiten wir Ihre Personendaten im Rahmen und gestützt auf diese Einwilligung, soweit wir keine andere Rechtsgrundlage haben und wir eine solche benötigen. Eine erteilte Einwilligung kann jederzeit widerrufen werden, was jedoch keine Auswirkung auf bereits erfolgte Datenbearbeitungen hat.

4. Cookies

Unsere Webseite verwendet ausschliesslich technisch notwendige Cookies. Dies sind kleine Datenmengen, die an Ihren Browser gesendet und dort gespeichert werden, um bestimmte Funktionen auf unserer Website zu ermöglichen. Die Nutzung von technischen Cookies benötigen keine ausdrückliche Zustimmung. Sie enthalten keine persönliche Daten, werden von uns nicht für Tracking oder zu Marketingzwecken verwendet und nach Ihrem Besuch auf unserer Website automatisch gelöscht.

5. Datenweitergabe und Datenübermittlung ins Ausland

Wir geben im Rahmen unserer geschäftlichen Aktivitäten und der Zwecke gemäss Ziff. 3, soweit erlaubt und es uns als angezeigt erscheint, auch Dritten bekannt, sei es, weil sie diese für uns bearbeiten, sei es, weil sie sie für ihre eigenen Zwecke verwenden wollen. Dabei geht es insbesondere um folgende Stellen:

Dienstleister von uns (innerhalb der mein job GmbH, sowie extern, wie z.B. Banken, Versicherungen), einschliesslich Auftragsbearbeitern (wie z.B. IT-Provider);
Händler, Lieferanten, Subunternehmer und sonstige Geschäftspartner;
Kunden;
in- und ausländische Behörden, Amtsstellen oder Gerichten;
Medien;
Öffentlichkeit, einschliesslich Besuchern von Websites und sozialer Medien;
Mitbewerber, Branchenorganisationen, Verbände, Organisationen und weitere Gremien;
Erwerber oder Interessenten am Erwerb von Geschäftsbereichen, Gesellschaften oder sonstigen Teilen der mein job GmbH,;
anderen Parteien in möglichen oder tatsächlichen Rechtsverfahren;

alle gemeinsam Empfänger.

Wir bearbeiten und speichern Personendaten hauptsächlich in der Schweiz und im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR), je nach Fall – beispielsweise über Unterauftragsbearbeiter unserer Dienstleister oder bei Verfahren vor ausländischen Gerichten oder Behörden – aber potenziell in jedem Land der Welt.

Falls wir Ihre Personendaten auch an Dritte ins Ausland (das heisst, ausserhalb der Schweiz bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) bekanntgeben, sind Dritte im gleichen Umfang zur Einhaltung des Datenschutzes verpflichtet wie wir selbst. Wenn der Datenschutz in dem betreffenden Land kein angemessenes Niveau hat, für uns jedoch keine geeignete Alternative besteht, stellen wir sicher, dass der Schutz Ihrer Personendaten ein solches Niveau hat.

6. Dauer der Aufbewahrung von Personendaten

Wir verarbeiten und speichern Ihre Personendaten, solange es für die Erfüllung unserer vertraglichen und gesetzlichen Pflichten oder sonst die mit der Bearbeitung verfolgten Zwecke erforderlich ist, d.h. also zum Beispiel für die Dauer der gesamten Geschäfts- bzw. Arbeitsbeziehung (von der Anbahnung, Abwicklung bis zur Beendigung eines Vertrags) sowie darüber hinaus gemäss den gesetzlichen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten. Dabei ist es möglich, dass Personendaten für die Zeit aufbewahrt werden, in der Ansprüche gegen unser Unternehmen geltend gemacht werden können und soweit wir anderweitig gesetzlich dazu verpflichtet sind oder berechtigte Geschäftsinteressen dies erfordern (z.B. für Beweis- und Dokumentationszwecke). Sobald Ihre Personendaten für die oben genannten Zwecke nicht mehr erforderlich sind, werden sie grundsätzlich und soweit möglich gelöscht oder anonymisiert. Für betriebliche Daten (z.B. Systemprotokolle, Logs), gelten grundsätzliche kürzere Aufbewahrungsfristen von zwölf Monaten oder weniger.

7. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Sicherheitsvorkehrungen zum Schutz Ihrer Personendaten vor unberechtigtem Zugriff und Missbrauch.

8. Pflicht zur Bereitstellung von Personendaten

Im Rahmen unserer Geschäftsbeziehung müssen Sie diejenigen Personendaten bereitstellen, die für die Aufnahme und Durchführung einer Geschäftsbeziehung und der Erfüllung der damit verbundenen vertraglichen Pflichten erforderlich sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel nicht in der Lage sein, einen Vertrag mit Ihnen (oder der Stelle oder Person, die Sie vertreten) zu schliessen oder diesen abzuwickeln. Auch die Website kann nicht genutzt werden, wenn gewisse Angaben zur Sicherstellung des Datenverkehrs (wie z.B. IP-Adresse) nicht offengelegt wird.

9. Rechte der betroffenen Person

Sie haben im Rahmen des auf Sie anwendbaren Datenschutzrechts und soweit darin vorgesehen das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, das Recht auf Einschränkung der Datenbearbeitung und sonst dem Widerspruch gegen unsere Datenbearbeitungen, insbesondere jener für Zwecke des Direktmarketings, des für Direktwerbung betriebenen Profilings und weiterer berechtigter Interessen an der Bearbeitung sowie auf Herausgabe gewisser Personendaten zwecks Übertragung an eine andere Stelle (sog. Datenportabilität). Bitte beachten Sie aber, dass wir uns vorbehalten, unsererseits die gesetzlich vorgesehenen Einschränkungen geltend zu machen, etwa wenn wir zur Aufbewahrung oder Bearbeitung gewisser Daten verpflichtet sind, daran ein überwiegendes Interesse haben (soweit wir uns darauf berufen dürfen) oder sie für die Geltendmachung von Ansprüchen benötigen. Falls für Sie Kosten anfallen, werden wir Sie vorab informieren. Über die Möglichkeit, Ihre Einwilligung zu widerrufen, haben wir bereits in Ziff. 3 informiert. Beachten Sie, dass die Ausübung dieser Rechte im Konflikt zu vertraglichen Abmachungen stehen kann und dies Folgen wie z.B. die vorzeitige Vertragsauflösung oder Kostenfolgen haben kann. Wir werden Sie diesfalls vorgängig informieren, wo dies nicht bereits vertraglich geregelt ist.

Die Ausübung solcher Rechte setzt in der Regel voraus, dass Sie Ihre Identität eindeutig nachweisen (z.B. durch eine Ausweiskopie, wo Ihre Identität sonst nicht klar ist bzw. verifiziert werden kann). Zur Geltendmachung Ihrer Rechte können Sie uns unter der in Ziffer 1 angegebenen Adresse kontaktieren.

Jede betroffene Person hat überdies das Recht, ihre Ansprüche gerichtlich durchzusetzen oder bei der zuständigen Datenschutzbehörde eine Beschwerde einzureichen. Die zuständige Datenschutzbehörde der Schweiz ist der Eidgenössische Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragte (http://www.edoeb.admin.ch).

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit ohne Vorankündigung anpassen. Es gilt die jeweils aktuelle, auf unserer Website publizierte Fassung. Soweit die Datenschutzerklärung Teil einer Vereinbarung mit Ihnen ist, werden wir Sie im Falle einer Aktualisierung über die Änderung per E-Mail oder auf andere geeignete Weise informieren.